Den 8. september 1837 møttes det første valgte formannskap for Grue. Møtet ble avholdt på Grinder gård. Klokkergården ved Grue kirke ble oppført som kommunelokale i 1858. Hundre år senere ble Grue rådhus innviet i 1958 og kommuneadministrasjonen ble samlet etter å ha vært spredt på en rekke forskjellige steder.
Møtebøker og "pakkesaker" fra denne historiske perioden er sendt til deponering hos IKA Opplandene, Lillehammer.
Administrativ organisering med fokus på sak/arkiv
Før 1992 er det ført manuelle postjournaler og saksregistre i Grue kommune. Fra 01.01.1992 tok Grue kommune i bruk Uniplex/DC-sak, elektronisk journalføring/arkivering og saksbehandling med ny arkivnøkkel, K-koder (unntatt skoler og barnehager).
Fra 01.11.1999 ble det tatt i bruk et nytt journal- og saksbehandlingssystem, Forum WinSak.
I januar 2002 ble det innført sentral postføring og sentralisert saksarkiv for alle avdelinger i rådhuset ved opprettelse av Servicekontor. Dette innbefattet alle avdelinger med unntak av fagavdeling for helse- og omsorg på Kommunegården og helsestasjonen som fortsatt med egne journalføringer i Forum Winsak.
Kultur- og informasjonsavdelingen hos rådmannen opphørte som egen avdeling i desember 2001. Oppgavene ble overført Servicekontoret fra 01.01.2002.
Helse- og sosialetaten ble organisert til to fagavdelinger høsten 2000 til henholdsvis fagavdeling for sosiale tjenester i rådhuset og fagavdeling helse- og omsorg på Grue aldes- og sykehjem (kommunegården). Fagavdeling for helse- og omsorg hadde eget saksarkiv og postjournal i Forum WinSak på henholdsvis Kommunegården og helsestasjonen (legekontoret).
Sentral journalføring i rådhuset fra 21.01.2002 ved opprettelse av Servicekontor, avløste følgende journalenheter som er avsluttet og arkivert i avdelingene:
- Rådmannskontoret
- Kommunekassa
- Kultur- og informasjonsavdelingen
- Fagavdeling for sosialtjenester
- Fagavdeling for tekniske tjenester
- Fagavdeling for barnehage og skole
Avdelingene har sine respektive fjernarkiv i kjelleren i Grue rådhus. Personalarkivet ble fra 01.01.2002 sentralisert fra fagavdelinger til lønn- og personalavdelingen.
Fra 1.februar 2003 ble Plan- og utviklingsavdelingen oppløst og arbeidsoppgavene fordelt slik:
- Samordnet økonomisk planlegging, utvikling (økonomiplan, budsjett og årsrapportering) samt fysisk og miljørelatert planlegging og utvikling legges til nyopprettet stilling som rådgiver i rådmannens stab
- Organisasjonsutvikling legges til lønn- og personalavdelingen
- IKT legges til Servicekontoret
Fra 1. mars 2006 førte organisasjonsmessige endringer til følgende i Forum Winsak:
- Enhet for tekniske tjenester utgikk og alle saksbehandlere på teknisk ble overført til enhet for landbruk og teknikk
- Enhet for administrasjon ble opprettet og alle saksbehandlere på økonomi, lønn/personal, servicetorg og IKT ble overført denne enhet med nevnte fagområder som undertittel
- Ny Komite 1 og Komite 2 ble opprettet. Økonomi- og næringsutvalget ble endret til Formannskapet
Fra februar 2007 ble Enhet for funksjonshemmede overført til Enhet for helse og familie. Samtidig ble det opprettet 2 nye seksjoner under enheten:
- Tilrettelagte tjenester for barn og unge
- Tilrettelagte tjenester for voksne
Fra 1.januar 2008 ble organisering av Administrasjonsenheten endret til 2 stabsavdelinger:
- Lønn og økonomiavdeling
- Personal og organisasjon om inneholdt servicetorg, IKT, personal, bibliotek, kultur og skatt
Fra høsten 2007 begynte sentralarkivet med skanning av innkommet post.
Nytt saksbehandlingssystem, Websak, ble innført fra 4. februar 2008. Det ble foretatt skarpt skille i arkivet, og saksarkivet fra Grue sykehjem ble overført til sentralarkivet. Sentralarkivet startet med registering av elevmapper høsten 2009.
Ny organisering ble vedtatt fra 01.09.2009 med 18 enheter og 3 kommunalsjefer under rådmannen.
Ny versjon i Websak ble tatt i bruk i november 2009.
Fullelektronisk arkiv i 2015
Grue kommune gikk over til fullelektronisk arkiv 01.07.2015. Det fullelektroniske arkivet gjelder for følgende arkivdeler: sentralarkiv, eiendomsarkiv og planarkiv. Elev- og personalarkiv arkiveres fortsatt på papir.
Alle saker i gammel arkivdel ble avsluttet og det ble etablert et skarpt skille (periodisering). Alle løpende saker ble opprettet som "ny" sak i ny arkivdel med krysshenvisning mellom gammel og ny sak. I arkiv før 01.07.2015 gjelder papirarkivet, mens i nytt arkiv etter 01.07.2015 gjelder elektronisk arkiv. Alle dokumentene blir liggende i samme base i Websak. Saksbehandler har lesetilgang, men ikke skrivetilgang i avsluttede saker.
Grue kommune oppgraderte til Fase 3: DocX-maler, Acos møte og Websak 6.8 versjon med driftsstart 13.04.2016. Høsten 2016 innførte vi WebSak Fokus. Grue kommune gikk i drift den 18.10.2016.
SvarInn og Svar Ut.
Grue kommune kunne ta i bruk KS SvarInn og SvarUt i januar 2019. SvarInn automatisere nedlasting og import av innkommet post inn i saks/arkivsystemet ved bruk av Mottaksservice. SvarUt gjør det mulig å ekspedere utgående dokumenter til digital postkasse (Digipost eller e-boks) samt Altinn direkte fra Websak Fokus.
Fra 28.01.2019 kunne NAV Grue ta i bruk Visma Velferd - digital postkasse.
Nav igangsatte Gjeldsarkiv den 13.10.2021
