Ifølge arkivforskriften § 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan.

Arkivplanen skal vise:

• Organisering: politisk organisering, administrativ organisering og organisering av arkivet
• Lover, regler og rutiner
• Oversikt over arkivene

Hensikten med bestemmelsen er at offentlige organer skal ha oversikt over sitt arkivmateriale og hva slags regler og instrukser som gjelder for behandlingen av det. Arkivplanen blir brukt som arbeidsredskap for å holde oversikt over arkivet, man legger også vekt på at den skal kunne fungere som planleggings- og styringsredskap for arkivarbeidet.

Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumentbehandlingen i Grue kommune. Det overordnede målet er å få en kontrollert behandling av posten slik at en hele tiden har oversikt over Grue kommunes fullstendige dokumentproduksjon. Denne oversikten skal omfatte både arkiverte dokumenter og dokumenter som midlertidig er oppbevart utenfor arkivet. Disse retningslinjene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III. Arkivplanen skal oppdateres regelmessig slik at innholdet stemmer med virkeligheten, dette er arkivleders ansvar. Arkivplanen skal rulleres og godkjennes av kommunestyret hvert 4. år. Planer som går ut av bruk skal arkiveres. Endringene som skjer mellom oppdateringene skal føres i endringslogg.

Formål med arkivplanen

Formålet med bevaring av offentlige arkiver er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden. De offentlige arkivene gjøres tilgjengelig for publikum ved direkte innsyn i kommunens postjournal.

Arkivtjenestens formål og hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. Det er viktig at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.
"Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov" (Fra Riksarkivarens forord til årsmelding for arkivet 1996).

Arkivplanen må oppfylle regelverkets minstekrav. Den skal gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Arkivplanen skal dessuten utformes slik at den kan benyttes som planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid, både i det daglige arbeid og i et mer langsiktig perspektiv.