Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter

Arkivtjenesten søker daglig opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode.

Kontroll av skanning

Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres det at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato hvor de står i 3 mnd før de makuleres.

Kontroll av offentlig journal

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser:

1. Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering
2. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes
3. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter
4. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering

INSTRUKS for Elektronisk arkivering av saksdokumenter i Websak Fokus iht Riksarkivarens forskrift kapittel IX §§ 3-2 og 3-3